QUATTRO LINING OY:N JA QL PROTECTION OY:N ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Quattro Lining Oy ja QL Protection Oy (jäljempänä ”yhtiöt”, ”me” tai ”rekisterinpitäjät”) ovat sitoutuneet huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen sekä Suomen tietosuojalakiin. Niitä tietosuojaan liittyviä termejä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilön voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty. Verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojakäytännöistä.

Tietosuojaseloste on laadittu 15.1.2022 ja sitä on päivitetty viimeksi 25.3.2024. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Antti Hukkanen, antti.hukkanen@quattrolining.fi.

2. Rekisterinpitäjä

Nimi: Quattro Lining Oy (2449860-8) ja tytäryhtiö QL Protection Oy (3091279-9)
Osoite: Nuijalantie 13, 02630 Espoo
Puhelin: 040 903 1388

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä oikeusperuste

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia aina kyseisessä käyttötarkoituksessa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle ovat erityisesti suostumus, sopimus sekä oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn pääasiallisena tarkoituksena on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, asiakaspalvelu sekä myynti ja markkinointi.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

Yksilöinti- ja yhteystiedot
Palveluita sekä niiden tilauksia ja asiakasviestintää koskevat tiedot
Markkinointiin ja tapahtumiin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot
Verkkosivujen ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin vähintään lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Kun henkilötietoja ei enää tarvita niihin käyttötarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin, henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa. Ulkoisista rekisteripalveluista saadut henkilötiedot säilytetään kyseisen henkilötietoja luovuttaneen tahon kanssa sovitun mukaisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Keräämme henkilötietoja suoraan yksittäisiltä henkilöiltä, kun he esimerkiksi asioivat kanssamme, ostavat tai tilaavat palveluitamme joko henkilökohtaisesti tai edustamansa organisaation puolesta. Henkilötietoja kerätään myös, kun kävijä vierailee verkkosivuillamme, tilaa uutiskirjeen, vastaa asiakaskyselyyn tai on meihin muulla tavoin yhteyksissä. Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä asioita käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen. Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä ja suoramarkkinointitarkoituksiin myös yksityisistä rekisteripalveluista.

6. Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme luovuttaa, yhdistellä tai muutoin käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjän kanssa samaa konserniin kuuluvien toimijoiden kanssa tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia osapuolia, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajat tai kirjanpito-, perintä- ja taloushallinnon palveluntarjoajat. Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella. Mikäli siirrämme henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, niin se toteutetaan henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen. Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

7. Suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).